Każde przedsiębiorstwo bez wyjątku, w tym również przedsiębiorstwa z sektora energetycznego, funkcjonuje w oparciu o realizację szeregu procesów biznesowych, które wymagają nieustannego doskonalenia i monitorowania. Przedsiębiorstwa, które przy pomocy systemów IT opanują to trudne zadanie, będą w stanie dostosowywać swoje procesy biznesowe bez zbędnej zwłoki i z zamierzonym efektem.

Geneza

Każde przedsiębiorstwo bez wyjątku, w tym również przedsiębiorstwa z sektora energetycznego, funkcjonuje w oparciu o realizację szeregu procesów biznesowych. Część z tych procesów jest krytyczna z punktu widzenia podstawowej działalności firmy, a część ma charakter pomocniczy. Mniejsze procesy mogą wchodzić w skład większych, o wiele bardziej złożonych, co w sposób naturalny wymusza np. ich re-używalność. Jedne z nich mają charakter lokalny inne natomiast mogą występować w skali całego przedsiębiorstwa. Niewątpliwie jednak, elementem, który je wszystkie łączy jest nieustanna konieczność ich doskonalenia i monitorowania. Przedsiębiorstwa, które przy pomocy systemów IT opanują to trudne zadanie, będą w stanie dostosowywać swoje procesy biznesowe bez zbędnej zwłoki i z zamierzonym efektem. Ogólna klasyfikacja procesów biznesowych wg APQC, przedstawiona została na rysunku Rysunek 1, a fragment jej rozwinięcia na rysunku Rysunek 2.

Rysunek 1 Widok najwyższego poziomu procesów wg klasyfikacji APQC
Rysunek własny wykonany na podstawie danych z APQC

Rysunek 2 Wycinek hierarchii procesów wg klasyfikacji APQC
Rysunek własny wykonany na podstawie danych z APQC

Jak powiązać biznes z technologią?

Źródłem istnienia każdego z procesów biznesowych w przedsiębiorstwie jest konieczność skutecznej i niezakłóconej realizacji zadań, dzięki którym przedsiębiorstwo, jako całość jest w stanie realizować swoje cele biznesowe. Niewątpliwie pracownicy przedsiębiorstwa nie mają większego problemu z opisem procesów, w których uczestniczą, bez względu na formę tego opisu. Natomiast problem występuje w momencie, w którym wiedza o działaniu procesu ma zostać przeniesiona do zrealizowania w systemie informatycznym i w dalszej kolejności proces taki ma być doskonalony, rozwijany i monitorowany.

Chyba najczęściej obserwowanym scenariuszem zarządzania procesami w przedsiębiorstwie jest ich opracowanie w postaci różnego typu diagramów (z zastosowaniem notacji mniej lub bardziej formalnych). Niestety tak opracowane procesy żyją własnym życiem (na „papierze”) i najczęściej nie nadążają za zmieniająca rzeczywistością biznesową, a nawet, jeżeli nadążają za zmianami to zmiany te są wprowadzane wyłącznie do modeli procesów i nie przekładają się na zmiany w systemach IT. Przyczyn powyższego stanu rzeczy jest wiele, niemniej do najistotniejszych zaliczyć należy:

a) Brak wdrożenia standardów

  • Stosowanie w modelowaniu procesów technik/notacji, które nie mają dalszego wsparcia w środowiskach IT
  • Brak lub nieznajomość narzędzi wspierających modelowanie i zarządzanie procesami na poziomie biznesowym i poziomie IT

b) Brak wdrożenia systemu klasy BPMS (Business Process Management System)

Dostępne obecnie rozwiązania klasy BPM (Business Process Management) wspomagają przedsiębiorstwa nie tylko w modelowaniu procesów, ale przede wszystkim w błyskawicznym wdrażaniu prototypów procesów do środowisk wykonywalnych. Wszystkie czynności związane z modelowaniem i wdrożeniem procesu realizowane są w obszarze jednego spójnego środowiska i narzędzi, przy czynnym udziale nie tylko zespołów IT, ale również przedstawicieli biznesu. Kluczowym elementem pozwalającym na uzyskanie pełnej kooperacji zespołów biznesowych i IT w tej dziedzinie, jest notacja modelowania procesów, którą jest BPMN (Business Process Model and Notation). Pierwsze oficjalne wydanie BPMN miało miejsce już ponad dekadę temu, a jednym z podstawowych bodźców do jej opracowania był brak akceptacji przez środowiska biznesowe (poza IT) takich języków modelowania jak UML czy BPEL. Stopień skomplikowania każdego z nich skutecznie odstraszał biznesowego użytkownika powodując, iż stały się one domeną specjalistów IT i niemal całkowicie zostały odrzucone przez biznes.

Rysunek 3 Diagram opisujący podstawowy przebieg procesu biznesowego wg. APQC
Rysunek własny wykonany na podstawie danych z APQC

Cykl życia projektu BPM jest bardzo zbliżony do innych projektów IT, niemniej dzięki modelowaniu z zastosowaniem BPMN i odpowiednim narzędziom, pozwala na aktywny udział użytkowników biznesowych i ich wpływ na każdy z etapów projektu. Model każdego procesu biznesowego tworzony jest przez użytkownika biznesowego i bezpośrednio (automatycznie) adaptowany do środowiska wykonywalnego z pominięciem czasochłonnych uzgodnień pomiędzy biznesem i IT. Całość projektu realizowana jest w jednym spójnym środowisku, z pełną kontrolą wersji oraz możliwością pracy grupowej. Nasze doświadczenie pokazuje, że biznesowe zespoły projektowe można przygotować do samodzielnego prototypowania procesów biznesowych w niespełna 5 dni. Referując do dwóch projektów dla Operatorów Sieci Dystrybucyjnej, średni czas modelowania jednego procesu biznesowego o złożoności do 40 czynności zamyka się w granicach 3 dni. Największe jednak korzyści generowane są w dalszych etapach cyklu życia projektu BPM, do których zaliczyć należy:

  • Eliminację czasochłonnego etapu przejścia od fazy modelowania do faz: projektowej i wdrożeniowej. Modele procesów wytworzone przez zespoły biznesowe są bezpośrednio przejmowane do uzupełnień i rozwoju na poziomie IT. Uzupełnienia te to głównie specjalizowany interfejs użytkownika oraz integracja z otoczeniem zewnętrznym (inne systemy przedsiębiorstwa lub z poza niego)
  • Możliwość ciągłego doskonalenia procesów, poprzez modyfikację istniejących modeli z możliwością natychmiastowej zmiany w środowisku wykonywalnym z zachowaniem wersji.
  • Poprzez zastosowanie reguł biznesowych, sterowania opartego na rolach, delegacji czy eskalacji zadań, logika działania procesu biznesowego może się zmieniać dynamicznie bez konieczności modyfikacji samego procesu.

Dojrzały system klasy BPMS, oprócz powyższego, oferuje dodatkowo szereg innych funkcji i wymiernych korzyści dla przedsiębiorstwa. Z ekonomicznego punktu widzenia, chyba najbardziej widoczne, to możliwość symulacji działania procesu w oparciu o zadane parametry oraz możliwość ciągłego monitorowania kluczowych czynników jego efektywności (KPI).

Symulacje i ciągłe doskonalenie

O ile większość systemów BPMS oferuje automatyczną kontrolę składni BPMN, to niewiele z nich dostarcza efektywne mechanizmy do symulacji działania procesu biznesowego. Możliwość zrealizowania takich symulacji staje się szczególnie mierzalna finansowo, gdyż w jej efekcie już na etapie modelowania można zaplanować optymalną ilość zasobów, które muszą uczestniczyć w procesie zapewniając jego wykonanie w ramach ustalonych granic. Niezaprzeczalną zaletą mechanizmu symulacji działania procesu jest fakt, iż dostępny jest on dla użytkowników biznesowych bez konieczności wsparcia IT. W wyniku symulacji procesu osiągane są między innymi następujące korzyści:

  • Możliwość zaobserwowania jak proces zachowuje się pod wpływem losowo generowanych danych i zadań.
  • Dlaczego niektóre cykle procesu kończą się w założonym czasie, a inne w o wiele dłuższym lub ulegają blokadzie?
  • Jaki jest symulowany koszt zasobów dla całego procesu i poszczególnych zadań?
  • Jak skróci się czas realizacji procesu na skutek zwiększenia ilości zasobów?
  • Ile cykli procesu można wykonać w ciągu jednej doby dla założonych zasobów? Np. ile obsłużymy awarii przy założonej ilości brygad w danym okresie czasu.
  • Identyfikację tych fragmentów procesu, które mogą powodować błędne działanie.
  • Weryfikację, czy wprowadzone zmiany w procesie mają pozytywny wpływ na jego efektywność.

Każda z zaprojektowanych symulacji może oczywiście zostać zapamiętana i wielokrotnie używana. Jest to szczególnie ważne do obiektywnej analizy efektywności zmian w procesie, gdyż pozwala na stosowanie jednakowych kryteriów oceny procesu lub procesów.

Business Activity Monitoring – czyli ciągłe monitorowanie działania procesów biznesowych

Równie ważne jak symulacja procesów biznesowych przeprowadzona przed ich uruchomieniem jest ich monitorowanie wykonywane już w trakcie normalnej eksploatacji. Dzięki temu możliwe jest sprawdzanie wykonania warunków SLA (Service Level Agreement) będące podstawą rozliczeń pomiędzy dostawcą a użytkownikiem usług dostarczanych w ramach procesów biznesowych. Dodatkowo można monitorować czas wykonywania konkretnych fragmentów procesu biznesowego jak również częstotliwość wywoływania procesów w podziale np. na regiony geograficzne czy rodzaj zadania. Oczywiście wyniki te można prezentować w postaci raportów, zapisywać w hurtowniach danych jak i powodować uruchomienie innych procesów w przypadku niedotrzymania określonych parametrów usług. Dodatkowo wyniki te można użyć do rozliczania kosztów używania usług zarówno pomiędzy oddziałami w jednym przedsiębiorstwie jak i z podmiotami zewnętrznymi.

Autorzy artykułu:

  • Zbigniew Gała, Analityk biznesowy pracuje w Firmie Proximus S.A.
  • Remigiusz Wasilewski, Analityk Biznesowy pracuje w Firmie Proximus S.A.

Źródło: cire.pl