Oferta

  • Czy poszukujecie Państwo mechanizmów pozwalających na uporządkowanie, przyspieszenie oraz zautomatyzowanie obiegu dokumentów w całym przedsiębiorstwie, grupie lub w obszarze współpracy z Państwa kontrahentami?

We współczesnym świecie szybki dostęp do różnorodnych informacji jest kluczem do sukcesu przedsiębiorstwa. Źródeł informacji może być wiele: pisma wewnętrzne, procedury, umowy, faktury, wszechstronnie rozumiana dokumentacja – papierowa i elektroniczna, serwisy internetowe, portale społecznościowe oraz inne źródła danych w firmie.

Agregacja tych wszystkich kanałów oraz udostępnienie wiedzy końcowemu użytkownikowi jest niezmiernie trudna, praco i czasochłonna. Szczególnie jeżeli są to informacje przechowywane w postaci papierowej lub na dyskach poszczególnych pracowników w firmie. Problem szybkiego dostępu do informacji dotyczy on każdego, kto chce sprawnie prowadzić nawet niewielki biznes. Systemy klasy Enterprise Content Management (ECM) / Document Management System (DMS) doskonale wpisują się w potrzeby współczesnych firm oraz instytucji. Udostępniają mechanizmy pozwalające na skanowanie, przetwarzanie, organizowanie oraz udostępnianie dokumentacji oraz innych zasobów informacji w organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów to znaczące oszczędności i to w wielu aspektach.

Czas dostępu – użytkownik systemu ma możliwość natychmiastowego podglądu żądanego dokumentu, bez względu na miejsce pracy pracownika lub fizyczną lokalizację pisma.

Koszt transportu – digitalizacja pism oraz innych materiałów pozwala znacząco ograniczyć koszty komunikacji pomiędzy pracownikami – udostępniając narzędzia do przesyłania informacji bez względu na odległości poszczególnych biur.

Koszt magazynowania – centralne repozytorium pozwala na wdrożenie spójnych polityk w zakresie magazynowania oraz zabezpieczania oryginałów.

Bezpieczeństwo – konfiguracja zabezpieczeń dla pojedynczej informacji lub zbioru obiektów, nazywanych klasą, pozwala na udostępnianie danych wyłącznie określonemu użytkownikowi lub ich grupie.

Monitoring dostępu do danych - bezpieczeństwo to również monitoring działań pracowników – systemy ECM pozwalają na automatyczne zbieranie informacji o próbach, szczególnie nieautoryzowanego dostępu do informacji.

Zabezpieczenie przed kradzieżą informacji - dodatkowo minimalizujemy możliwość przekazania poufnych informacji poza firmę, np. w czasie transportu, lub poprzez skopiowanie dokumentu, ograniczając prawa użytkownika w zależności od poziomu jego uprawnień.

Porządek w dokumentacji – skatalogowana i opisana dokumentacja umożliwia szybkie przygotowywanie raportów lub statystyk wg różnorodnych kryteriów biznesowych.

Zarządzanie cyklem życia informacji – natywne funkcjonalności systemów ECM/DMS pozwalają na automatyczne kasowanie lub przenoszenie do archiwum informacji, dla których upłynął czas ich przydatności lub czas przechowywania obligowany przepisami prawa.

Integracja z systemami BPM – każdy z systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) można w łatwy sposób zintegrować z systemem obsługi procesów biznesowych (Business Process Management). W przypadku wiodących rozwiązań dostępnych na rynku, mówimy raczej o zintegrowanych systemach ECM/BPM, pokrywających pełne spektrum potrzeb przedsiębiorstwa w tym zakresie niż o odrębnych produktach. Naturalną i oczekiwaną praktyką jest automatyczne uruchamianie procesów na bazie otrzymanego dokumentu.

Unifikacja procesów kancelaryjnych – wdrożenie ECM/DMS w znaczący sposób odciąża pracowników zajmujących się obsługą procesów kancelaryjnych, co pozwala skupić się na dedykowanych zadaniach oraz zracjonalizować koszty obsługi kancelaryjnej.

Integracja z systemami klienta oraz zewnętrznymi źródłami informacji – jedną z podstawowych funkcjonalności wiodących systemów ECM / BPM jest szeroka gama usług oferowanych w ramach architektury SOA, pozwalających na integrację z różnorodnymi systemami klienta, np. SAP, lub zewnętrznymi zbiorami danych lub serwisami.

IBM FileNet doskonale sprawdza się, w każdym z tych zagadnień, co potwierdzają liczne wdrożenia na rynku polskim w wiodących firmach, takich jak: PTC, ING BANK ŚLĄSKI, KGHM, NASK, TAURON, PGE, AXA, CITI BANK HANDLOWY, POLKOMTEL, DIALOG, PZU, TP, ORANGE.

Funkcjonalność systemu oferowanego przez IBM FileNet możemy podzielić na kilka obszarów:

  • Scan&Capture – czyli pozyskiwanie dokumentów na wiele różnorodnych sposobów. Skanowanie dokumentów papierowych, zapisywanie wiadomości email oraz przychodzących lub wychodzących faksów, import dokumentów elektronicznych z dysku oraz innych systemów, takich jak SAP, lub przechwytywanie wydruków z systemów ERP lub bilingowych. W ramach tego obszaru standardem jest pozyskiwanie strukturalnych danych z dokumentów niestrukturalnych czyli OCR treści dokumentu oraz rozpoznawanie barkodów.
  • Content Management – oznacza szybką oraz wydajną archiwizację dowolnych dokumentów, mechanizmy wersjonowania pliku,  blokowania edycji dokumentu,  zabezpieczanie dostępu do informacji odpowiednimi prawami dostępu użytkowników w oparciu o wewnętrzne polityki oraz role stanowiskowe. To również mechanizmy przeszukiwania repozytorium, w oparciu o zadane kryteria lub pełno tekstowo dla przetworzonych klas dokumentów.
  • Process Management – umożliwia graficzne projektowanie przepływów zadań powiązanych z dokumentami, wyzwalanych automatycznie lub ręcznie. Zapewnia wykonywanie procesów przez odpowiednich pracowników lub grupy, dba o terminowość, poprzez przypomnienia wysyłane m.in. poprzez email. Wbudowane mechanizmy raportujące umożliwiają efektywne zarządzanie oraz optymalizację procesów w ramach całej organizacji.
  • Records Management – dba o realizację zaplanowanych (lub wymaganych przez prawo) polityk archiwizacji i retencji dokumentów, co pozwala na ograniczenie kosztów składowania dokumentacji archiwalnej.

Świadczymy następujące usługi dla naszych Klientów:

  • Analizę przedwdrożeniową pozwalającą na wybranie rozwiązania odpowiedniego dla danego przedsiębiorstwa lub instytucji, zwieńczoną:
    • Dokumentacją zidentyfikowanych potrzeb klienta w zakresie EOD,
    • Propozycją kompleksowego rozwiązania dotyczącego skanowania przychodzącej dokumentacji oraz integracji z innymi źródłami informacji,
    • Projektem funkcjonalnym zidentyfikowanych procesów biznesowych dla potrzeb kancelaryjnych, lub innych obszarów działalności przedsiębiorstwa,
    • Projektem integracji z istniejącymi systemami wewnątrz firmy lub usługami zewnętrznymi,
    • Analizą kosztów implementacji systemu ECM IBM FileNet P8 w zależności od potrzeb klienta,
    • Analizę potrzeb w zakresie rozbudowy infrastruktury sprzętowej pod kątem wdrażanego rozwiązania.
  • Wdrożeniem kompleksowego rozwiązania IBM FileNet P8 wewnątrz przedsiębiorstwa, wg ustalonego planu oraz harmonogramu,
  • Bieżący rozwój oprogramowania oraz utrzymanie środowiska w zakresie instalacji poprawek, uaktualnień oraz nowych funkcjonalności, wg planu ustalonego z klientem.